Tapahtumien järjestäminen

Näin järjestät tapahtuman Chesapeakekerhon nimissä

Chesapeakekerhon jäsenenä voit järjestää kerhon nimissä esimerkiksi koulutuksia, tapaamisia tai muuta toimintaa, joka liittyy rotuun ja sen harrastamiseen. Tapahtuman suunnittelu onnistuu seuraavia ohjeita noudattamalla:

Tee suunnitelma ja toimita se kerhon hallitukselle

– tapahtuman aihe, paikka ja päivä
– tapahtuman kulut ja tuotot (kouluttajan kulut, matkalaskut, ruokailu, majoitus, tila- tai/ ja maastovuokrat, osallistumismaksut)

Ennen kuin alat mainostaa tapahtumaa, toimita suunnitelmasi kerhon hallitukselle sähköpostitse osoitteeseen chesapeakekerho@gmail.com. Hallitus kokoontuu noin kerran kuussa, mutta kiireellisissä tapauksissa käsittelee asioita myös sähköpostilla. Mahdollinen rahallinen tuki myönnetään talousarvion perusteella.

Kaikille avoin

Huomioithan, että kerhon alaisuudessa järjestettävien tapahtumien lähtökohtana on avoimuus kaikille chesapeakelahdennoutajille. Koulutuksissa ja muussa ohjatussa toiminnassa osallistuvien koirakoiden määrää voidaan luonnollisesti joutua rajoittamaan esimerkiksi koulutuksen luonteen, käytettävissä olevan ajan tai tilojen vuoksi.

Kerhon jäsenillä on etusija varsinaisille koulutus- tai harjoittelupaikoille. Mikäli halukkaita kerhon jäseniä on enemmän kuin paikkoja, osallistujat valitaan arpomalla.

Vaikka kaikki koirakot eivät mahtuisi mukaan varsinaiseen harjoitteluun, tapahtumaan tulee voida tulla paikalle ja seuraamaan toimintaa. Myös rodusta kiinnostuneet ovat perinteisesti olleet tervetulleita seuraamaan tapahtumia. Tämä on tärkeää myös siksi, että mahdollisuuksia tavata useampia chesapeakelahdennoutajia kerralla ja tutustua rotuun käytännössä on melko harvoin.

Kerhon maineen lähettiläänä

Järjestäessäsi kerhon alaista tapahtumaa toimit samalla kerhon edustajana ulospäin. Tämän vuoksi toiminnassa tulee noudattaa kerhon periaatteita ja arvoja sekä hyviä käytöstapoja.

Tapahtuman järjestäjän odotetaan kohtelevan kaikkia osallistujia ja paikallaolijoita asiallisesti, tasapuolisesti ja kohteliaasti. Ystävällinen, rakentava ja edustava käytös luo myönteistä kuvaa kerhosta ja edistää hyvää ilmapiiriä niin kerhon jäsenten, rodusta kiinnostuneiden kuin muidenkin yhteistyötahojen keskuudessa.

Jokainen kerhon nimissä järjestetty tapahtuma on samalla mahdollisuus rakentaa ja ylläpitää kerhon hyvää mainetta.

Tapahtuman tiedotus

Kun hallitus on hyväksynyt tapahtuman, lähetä tiedottajalle seuraavat tiedot, jotta tapahtumaa voidaan markkinoida yhdistyksen kanavissa:

– tapahtuman nimi, paikka ja ajankohta
– osallistumismaksu
– ilmoittautumisen alkamisaika
– ilmoittautumistiedot (kenelle ilmoittaudutaan ja miten)
– yhteyshenkilö, johon voi ottaa yhteyttä kysymyksiä varten

Ensimmäinen tapahtumailmoitus julkaistaan kerhon virallisilla tunnuksilla, kuten verkkosivulla tai Facebookissa. Sen jälkeen voit mainostaa tapahtumaa myös omissa kanavissasi.

Tapahtuman jälkeen

Toimita hallitukselle tapahtuman lopullinen tulo- ja menolaskelma. Säilytä kaikki kuitit ja toimita ne joko alkuperäisinä tai selkeinä kuvina.

Huomaathan, että kouluttajien palkkioita voidaan maksaa vain laskulla, eli kouluttajalla täytyy olla laskutusmahdollisuus, ellei korvauksena käytetä yleisiä matkustuskorvauksia.

Jos jokin mietityttää tai tarvitset apua, voit olla yhteydessä kerhon hallitukseen sähköpostitse: chesapeakekerho@gmail.com

”POPUP”-tapahtumat, jotka järjestetään omakustanteisesti

Kerhomme on jäsenmäärältään pieni ja jäsenet sijaitsevat pitkin suomenmaata. Siksi paikallisesti kannattaa sopia pienempiä, omakustanteisia tapaamisia ja koulutuksia.

Ole siis aktiivinen ja ilmoittele esimerkiksi jäsenten FB-ryhmässä, kun olet menossa treenaamaan, metsästämään tai vaikkapa koirametsään tai koirahallille. Voit saada yllättäen chessiseuraa kauempanakin asuvasta jäsenestä.
Voitte jakaa kuluja keskenänne. Autatte toisianne treeneissä ja metsällä. Ei jätetä ketään yksin.

Kerhossa saat seuraa ja apua. Yhteisö toimii parhaiten, kun jäsenet ovat myös itse aloitteellisia.